员工业务费用报销程序
目的
明尼苏达州系统董事会政策5.19差旅管理 和 明尼苏达州立系统.19.3差旅管理 为明尼苏达州立社区和技术学院的员工提供有关员工旅行和报销费用的指导. 此程序将向员工提供获得报销所需的步骤.
过程
旅游法规
这份
所有州内旅行和相关费用的发生必须事先得到员工主管的批准，所有州外旅行都需要得到学院校长的书面批准.
采购卡
强烈鼓励使用采购卡支付经授权的业务费用. 此卡用于支付持卡人除员工伙食费外的所有差旅费用, 因为这些饮料在学院采购卡程序中是被禁止的.
旅游发展
预支金额不应包括任何将直接计费的费用. 应在离职前至少14天使用员工费用报告申请垫款. 50美元以下的预支不予发放. 一个旅行者最多只能有一笔未付的旅行预付款. 预支款项的结算将包括一份员工费用报告以及所有适当的收据和文件，并必须在旅行结束后五天内提交. 返程后28天内未结清的垫款将全部从员工工资中扣除.
餐
如果要求报销餐费, 员工必须详细填写请假时间和下班时间. 需要这些信息来确定是否有资格报销. 以下规则适用:
- 要领取早餐，旅行必须在早上6点之前开始，或者已经过夜
- 要领取午餐，员工必须在上午11点到下午1点之间处于旅行状态. 请注意，旅行状态是指员工离他们的家庭校园至少35英里
- 要领取晚餐，员工必须在早上7点后处于旅行状态
- 餐费报销是针对餐费的实际费用，不超过合同所允许的餐费上限
- 餐费包括税和合理的小费，但不包括酒精饮料
里程
如因使用私人车辆及雇员离开家而申索里程, 报销的是从他们的住所或家庭校园到目的地的里程, 取较小者. 里程必须是实际金额，不能四舍五入或向下. 供参考, 费用报销表列出了校园之间的里程以及报销率.
驾驶资格
每年, 任何驾驶大学车辆的员工都必须提交一份车辆使用协议，并同意让风险管理部门审查他们的驾驶记录. 法律不要求员工提供这些信息, 但如果没有提供, 员工将没有资格驾驶国有或租赁车辆. 员工驾驶个人车辆进行系统活动的能力不受填写此表格的影响.
国税局规则
费用报销需在费用发生后60天内提交. 60天后处理的报销请求要求我们从员工报销中预扣税款，还要求M州支付我们的FICA/Medicare税.
财政年度结束
所有财政年度(6月30日结束)的旅行报销必须在7月6日(或更早，取决于财政年度的结束日期)之前提交，并进行处理，以确保及时从适当的财政年度付款. 7月6日之后提交的员工费用报告需要你的主管签署的书面解释.
费用报销表和报销路线
1. 员工将完整填写报销单，包括:
- 成本中心编号
- 永久/家庭校园工作地点和家庭住址
- SEMA4员工编号
- 旅行的原因和日期
- 如果报销的是一次超过几天的旅行, 每一天必须在单独的一行上完成
- 完成所有行和列，包括总框
- 如果旅行是州外旅行(除了北达科他州边境城市), 必须附上批准的州外授权的副本
- 雇员必须在州内和州外旅行中分别填写表格
- 除了餐费以外的所有费用都需要附上收据, 出租车服务, 行李处理, 停车计时器, 付费电话, 投币式洗衣机, 在有执照的住宿场所付给客房服务员的小费, 收费及计量影印机，除非另有指明 适用的集体谈判协议或补偿计划. 雇员有责任取得并提交正确的收据
- 教职员工发展报销必须附有批准的表格
- 未能完整填写表格可能会延误处理
- 员工必须在表格上签名，填写日期和电话号码
- 员工将签署的费用报销表和所需文件以电子方式提交主管审核和批准，并保留原件作为员工记录
- 商务服务部收到表格的截止日期是发薪周的每个星期一的最后一天. 这通常会导致从该周发薪日起两周的发薪日报销
主管审核、批准和提交
1. 主管在签署报销单之前会仔细审查报销单上的信息.
2. 主管将核实表格是否包括:
- 成本中心编号
- 雇员的永久住址和家庭住址，以确定里程是否准确，从出发的地方
- SEMA4员工编号
- 如果报销的是一次超过几天的旅行, 每一天都需要在单独的一行上完成
- 如果旅行是在州外，则必须附上州外授权
- 除上述2 (a)项所列费用外，所有费用均须附上收据
- 如果员工要求报销餐费, 他们必须详细填写请假时间和返工时间
- 餐费报销是针对餐费的实际费用，最高可达餐费的上限. 如果员工提交报销所有餐费的最高限额, 和他们核实一下，确保他们理解政策. 如果他们确实以最高价格用餐，请在表格上注明
3. 主管将在表格上签名，注明日期并输入工作电话. 该表格可由主管以电子方式签署.
4. 表格和所有需要的文件通过电子邮件发送到 businessexpense@sycdih.com 只能由主管或其行政助理报销，而不能由明尼苏达州要求报销的员工报销.
5. 商务服务部将不接受费用表格或所需文件的纸质副本，以避免重复提交.
6. 业务服务处理- 业务服务人员将输入业务费用表格并保留文件以供审核.
参考文献
明尼苏达州商务旅行费用操作政策和程序
相关政策及程序
明尼苏达州社区和技术学院采购卡程序
